OFICINA JUDICIAL

[J.M.]

Tal como me ha llegado losuelto. No he tenido ni arte ni parte.
Ahí va. Se titula propuesta sobre nuevo diseño de la oficina judicial.

PROPUESTA SOBRE NUEVO DISEÑO DE LA OFICINA JUDICIAL
ÍNDICE


INTRODUCCIÓN.


PARTE PRIMERA: PLANTEAMIENTO GENERAL.

I.- ESTRUCTURA DE LA OFICINA JUDICIAL.

II.- TIPOS DE UNIDADES QUE COMPONEN LA OFICINA JUDICIAL. UNIDADES ADMINISTRATIVAS.

1.- Unidades Procesales de Apoyo Directo.
2.- Servicios Comunes Procesales.
3.- Unidades Administrativas.

III.- FUNCIONES DE LOS DISTINTOS INTEGRANTES DE LA OFICINA JUDICIAL.

1.- De los Secretarios Judiciales.
2.- Del Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa.
3.- Del Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa.
4.- Del Cuerpo de Auxilio Judicial.
5.- Funciones a realizar por los Cuerpos de Gestión y de Tramitación Procesal y Administrativa en las Unidades de Apoyo Directo.


PARTE SEGUNDA: ELEMENTOS ORGANIZATIVOS BÁSICOS DE LA OFICINA JUDICIAL. DOTACIÓN MÍNIMA DE LAS UNIDADES DE APOYO.

I.- EN EL ORDEN JURISDICCIONAL CIVIL.

1.- Dotación básica en los Juzgados de Primera Instancia, Secciones Civiles de la Audiencia Provincial y Sala de lo Civil del Tribunal Supremo.

a) Órganos unipersonales.
b) Órganos colegiados.
c) Justificación de la dotación propuesta.

2.- Dotación básica en los Juzgados de Familia.
3.- Dotación básica en los Juzgados de lo Mercantil.


II.- EN EL ORDEN JURISDICCIONAL PENAL.

a.- Órganos unipersonales.

1.- Dotación básica en los Juzgados de Instrucción.
2.- Dotación básica en los Juzgados Centrales de Instrucción.
3.- Dotación básica en los Juzgados de lo Penal.
4.- Dotación básica del Juzgado Central de lo Penal.
5.- Dotación básica de los Juzgados de Menores.
6.- Dotación básica de los Juzgados Centrales de Menores.
7.- Dotación básica de los Juzgados de Vigilancia Penitenciaria.
8.- Dotación básica del Juzgado Central de Vigilancia Penitenciaria.

b.- Órganos colegiados.

1.- Dotación básica de las Secciones de las Audiencias Provinciales.
2.- Dotación básica de la Sala de lo Penal de la Audiencia Nacional.
3.- Dotación básica de la Sala de lo Penal del Tribunal Supremo.


III.- EN LOS ÓRGANOS MIXTOS.

1.- Órganos unipersonales.

A) Dotación básica en los Juzgados de Primera Instancia e Instrucción.
B) Justificación de la dotación propuesta.

2.- Órganos colegiados

A) Dotación básica de las Secciones Civiles y Penales de las Audiencias Provinciales.
B) Dotación básica de la Sala de lo Civil y Penal de los Tribunales Superiores de Justicia.


IV.- EN EL ORDEN JURISDICCIONAL SOCIAL.

a.- Órganos unipersonales: dotación básica de los Juzgados de lo Social

b.- Órganos colegiados:

 Dotación básica de la Sala de lo Social de los Tribunales Superiores de Justicia.
 Dotación básica de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional.
 Dotación básica de la Sala Cuarta de lo Social del Tribunal Supremo.

V.- EN EL ORDEN JURISDICCIONAL CONTENCIOSO-ADMINISTRATIVO.

A.- Dotación básica.

a.- Órganos unipersonales.

 Juzgados de lo Contencioso-Administrativo.
 Juzgados Centrales de lo Contencioso-Administrativo.

b.- Órganos colegiados.

 Sala de lo Contencioso-Administrativo de los Tribunales Superiores de Justicia.
 Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional.
 Sala Tercera de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo.
B.- Distribución de los trámites procesales.
C.- Justificación de la dotación básica propuesta.


IV.- EN LA SALA QUINTA DE LO MILITAR Y SALAS ESPECIALES DEL TRIBUNAL SUPREMO.

a.- Sala Quinta de lo Militar del Tribunal Supremo.
b.- Sala especial del artículo 61 de la LOPJ.
c.- Sala de Conflictos de Jurisdicción entre los Juzgados o Tribunales y la Administración
d.- Sala de Conflictos de Jurisdicción entre los Juzgados o Tribunales Ordinarios y Militares
e.- Sala de Conflictos de Competencia entre Juzgados y Tribunales de Distintos Ordenes Jurisdiccionales


PARTE TERCERA: SERVICIOS COMUNES PROCESALES Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS.


PARTE CUARTA: MECANISMOS DE COORDINACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN AL SERVICIO DE JUECES Y TRIBUNALES Y DEL CIUDADANO.

PARTE QUINTA: ADECUACIÓN DE LAS NORMAS PROCESALES.
INTRODUCCIÓN.


Corresponde al Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder Judicial y de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas, la determinación de las dotaciones básicas de las unidades procesales de apoyo directo a Jueces y Tribunales, que han de garantizar, en todo caso, el correcto funcionamiento del órgano jurisdiccional. Tales unidades procesales de apoyo directo conforman, junto con los servicios comunes procesales, los dos tipos de unidades que configuran el elemento organizativo básico de la estructura de la Oficina judicial, según el diseño planteado en el Libro V de la Ley Orgánica del Poder Judicial tras la modificación operada en dicha Ley por la Ley Orgánica 19/2003.

A su vez, son servicios comunes procesales todas aquellas unidades de la Oficina judicial que, sin estar integradas en un órgano judicial concreto, asumen labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de leyes procesales. La competencia para el diseño, creación y organización de los servicios comunes procesales corresponde a las Comunidades Autónomas en sus respectivos territorios y al Ministerio de Justicia en aquéllos otros en los que todavía no se haya producido la asunción de competencias en materia de Justicia por la respectiva Comunidad.

Establece expresamente la Ley Orgánica del Poder Judicial que la Oficina judicial funcionará con criterios de agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo, responsabilidad por la gestión, coordinación y cooperación entre Administraciones, con la finalidad explícita, y desde luego primordial, de que los ciudadanos obtengan un servicio próximo y de calidad, con respeto a los principios recogidos en la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia.

Se evidencia, así, la necesidad inmediata de que el nivel de cooperación y coordinación entre las Administraciones Públicas que tienen competencias en la materia se aproxime al ideal, único modo de conseguir una Justicia que actúe con rapidez, eficacia y calidad, con métodos más modernos, procedimientos menos complicados y cumpliendo satisfactoriamente su función constitucional de garantizar en tiempo razonable los derechos de los ciudadanos y de proporcionar seguridad jurídica, al actuar con pautas de comportamiento y decisión previsibles, aspiraciones todas ellas que se recogían ya en el Pacto de Estado para la Reforma de la Justicia suscrito por las principales fuerzas políticas el 28 de mayo de 2.001.

Desde tal perspectiva, el Ministerio de Justicia ha preparado el trabajo que ahora se presenta sobre el diseño de la nueva Oficina judicial, con la pretensión, entre otras, de consensuar tal diseño, si es posible, en la próxima Conferencia Sectorial de la Administración de Justicia, habida cuenta que se trata de una materia en la que, con independencia de las competencias reguladoras de cada Administración Pública interviniente, parece imprescindible una actuación coordinada y regida por los principios de lealtad institucional, cooperación y respeto recíprocos.

De todos es conocido que la estructura organizativa de los actuales Juzgados y Tribunales no responde hoy a las necesidades del proceso moderno ni a las de una sociedad evolucionada ni tampoco guarda relación alguna con el importante incremento de la litigiosidad en nuestro país en los últimos años, situación que en gran medida ha venido haciendo estéril, o al menos desaprovechando en toda su potencialidad, la aplicación de otras medidas coyunturales o parciales de mejora de la Administración de Justicia.

La reciente promulgación de la Ley Orgánica 19/2003 y la opción que permite, y que tanto el Ministerio de Justicia como las Comunidades Autónomas y el Consejo General del Poder Judicial están dispuestos a ejercer, de crear en la Oficina judicial servicios comunes procesales que asuman la ordenación del procedimiento, constituye una coyuntura favorable, y quizá irrepetible, para abordar la transformación necesaria en el diseño de la Oficina judicial, optando por modelos organizativos ya experimentados en otros países de nuestro entorno, de parecido nivel cultural y de desarrollo, cuyos resultados se han acreditado como satisfactorios.

La Administración de Justicia ha estado hasta hoy estructurada con un diseño absolutamente anticuado, atomizada en numerosas micro-oficinas judiciales -tantas como órganos jurisdiccionales-, que se presentan al mismo tiempo como poco proclives, y desde luego inadecuadas en su organización, a la introducción de nuevas técnicas de gestión, a lo que se añade las fuertes resistencias al cambio de muchas de las personas que a todos los niveles trabajan en los actuales Juzgados y Tribunales.

Así las cosas, y precisamente por la asignación de recursos propios a cada una de las actuales oficinas o secretarías judiciales para desarrollar su actividad, sin técnica alguna de gestión homogénea, se ha desembocado en una total autonomía administrativa de tales centros de trabajo. La nueva filosofía, que ya se acoge e impulsa en la reciente reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial, ha de ser exactamente la contraria: combatir la atomización de la estructura de la Oficina judicial y tender a concentrar recursos en servicios comunes. Desde un punto de vista organizativo será aconsejable, además, la catalogación y separación de las diferentes actividades en secciones, equipos o unidades especializadas que se dediquen a una labor concreta, aislando del conjunto de funciones que se llevan a cabo en la oficina judicial aquéllas que se presenten como susceptibles de ser catalogadas, homogeneizadas y centralizadas. Parece razonable pensar que de este modo se rentabilizará mejor el tiempo y se obtendrán resultados más eficaces en la gestión del servicio, y además se evitará, lo que resulta ya inaplazable a los ojos de los ciudadanos, la diversificación de metodologías de trabajo y criterios de gestión que hoy existen por la posibilidad de que se apliquen, discrecionalmente, los que pueda tener cada Juez o cada Secretario Judicial en su propia Oficina.

A su vez, es lógico pensar también que la racionalización de las actividades conlleve un determinado ahorro de los recursos humanos necesarios para su ejercicio, gracias a evidentes economías de escala; y que la especialización redunde no sólo en un mejor aprovechamiento del tiempo, como antes se ha dicho, sino también en una más eficiente realización de los trabajos encomendados. A lo que se añade que con tales modernas técnicas de gestión y organización del trabajo se presenta como más fácil la evaluación de los objetivos establecidos para cada uno de los servicios y el redimensionamiento dinámico y flexible de todos ellos en función del volumen de trabajo a realizar y de los resultados que vayan presentándose. Cada uno de los servicios comunes de la Oficina judicial, que en este documento únicamente se enumeran y describen someramente, necesitará un estudio en profundidad para su correcta puesta en marcha y óptimo rendimiento. Es evidente, además, que la dimensión de cada sede judicial y la concentración o no en ella de todos los órganos, unipersonales o colegiados, de un mismo partido judicial, o incluso el número y lejanía de las sedes judiciales de una misma ciudad, son factores que determinarán, obviamente, la configuración inmediata y concreta del modelo de gestión de los servicios que en ellas se aplique en tanto en cuanto tales circunstancias permanezcan en la situación actual.

A todo lo dicho hasta ahora cabe añadir que la idea de Administración de Justicia como servicio público ha de entenderse como un concepto de servicio al ciudadano libre de cualquier connotación administrativista, pero susceptible de ser organizado aplicando criterios de racionalidad administrativa. Y a este fin conviene señalar que un órgano judicial, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres partes funcionales bien diferenciadas: la jurisdiccional, la procedimental y la administrativa.

Comenzando por la primera de ellas, el Juez o Magistrado, representante del poder judicial, es el depositario de la potestad jurisdiccional. Ha de encargarse única y exclusivamente de la tarea que le es constitucionalmente propia: juzgar y hacer ejecutar lo juzgado. Sin embargo, por unas y otras razones cuya exposición excedería de los fines de esta introducción, los jueces asumen en muchas ocasiones un ámbito de actuación que interfiere en su labor puramente decisoria, decantando la carga de trabajo hacia la tramitación del proceso y hacia la vertiente administrativa de su Oficina judicial. De todos son conocidas las continuas interrupciones a que son sometidos por el personal de la Secretaría en muchos órganos judiciales, al despachar directamente con ellos, lo que ocasiona que el Juez distraiga una parte importante de sus esfuerzos en tareas de infraestructura, de impulso del proceso, administrativas y hasta de intendencia, en detrimento del tiempo, escaso y valioso, necesario para el estudio y la búsqueda de la mayor calidad en sus decisiones y resoluciones. El nuevo diseño de oficina judicial impedirá que se perpetúe este estado de cosas.

Tal diseño posibilitará, también, que los Secretarios Judiciales centren su actividad en su doble faceta de técnicos procesales y gerentes de sus respectivas unidades. A fin de que el oficio de Juez se reserve para el ejercicio de la potestad jurisdiccional, es imprescindible, en cuanto a la tramitación de los procedimientos, que su intervención en ella se limite a momentos esenciales del proceso según regulen las distintas leyes procesales, y a revisar en vía de recurso las decisiones de trámite adoptadas por los Secretarios. Para ello se opta por la creación de servicios comunes procesales de ordenación del procedimiento, cuyos responsables serán precisamente los Secretarios Judiciales, que deberán dictar cuantas resoluciones procedan para la tramitación del pleito que venga predeterminada por las Leyes procesales, cuya reforma cuidará de que los momentos esenciales del proceso que se reserven para la intervención judicial tengan que ver únicamente, en líneas generales, con la admisión o inadmisión del escrito iniciador del proceso, la resolución sobre la admisión de la prueba y su celebración en el acto del juicio, el dictado de cualquier resolución limitativa de derechos, la sentencia y la orden general para su ejecución, así como la resolución de los recursos que se interpongan en la fase de tramitación del pleito o de ejecución de su resolución final.

El cúmulo restante de actuaciones de tramitación del procedimiento, salvo alguna que las leyes procesales reserven para los Jueces por razones justificadas, han de quedar en manos de los Secretarios Judiciales, a cuyo fin el Ministerio plantea la creación, con el informe favorable del Consejo General del Poder Judicial, de dichos servicios comunes procesales que asuman la ordenación del procedimiento, al amparo de la facultad contenida en el segundo párrafo del artículo 438.3 LOPJ.

En todo caso, y en tal ámbito procedimental, los Secretarios Judiciales responsables, en cada nivel, no estarán obligados a compaginar la gestión del procedimiento con labores de carácter administrativo, económico o estadístico, labores todas éstas últimas que tendrán a su frente a distintos responsables, al existir una neta diferenciación entre la actividad procedimental y la estrictamente administrativa o gerencial. De todo lo que se deduce también la virtualidad y ventaja que el nuevo diseño de Oficina judicial ofrece para el Cuerpo de Secretarios Judiciales.

En cuanto a los funcionarios integrados en los distintos Cuerpos al Servicio de la Administración de Justicia a los que se refiere ahora el Libro VI de la Ley Orgánica del Poder Judicial, el nuevo modelo de Oficina judicial que se plantea ahora de modo concreto por el Ministerio también supone para ellos una expectativa clara de lógica carrera administrativa hasta ahora inexistente como tal, a la par que permite una gestión racional y adecuada de los recursos humanos de la Administración de Justicia.

En relación con ello, hay que comenzar por señalar, en cuanto a la preparación de las relaciones de puestos de trabajo de los servicios comunes, de un lado, y de las unidades de apoyo directo, de otro, que debe efectuarse desde la premisa de la movilidad interna impuesta, cuando sea necesario, para una más racional distribución de tales puestos, de tal modo que los funcionarios no tengan ya un órgano judicial concreto como destino fijo, sino que estén adscritos a los centros de destino que se describen en el artículo 521 de la LOPJ, y entre ellos a cada uno de los servicios comunes procesales, en su caso, lo que permitirá que a tenor de las necesidades de personal y del modo de realización de los trabajos y según la coyuntura del momento se aplique una ágil y dinámica asignación de recursos y adecuación de los métodos de trabajo. A su vez, tal modo de funcionar permitirá al responsable de los servicios asignar destinos temporales para la cobertura de puntas de trabajo, vacantes, vacaciones, licencias, permisos, etc. Y, por fin, los funcionarios de los distintos Cuerpos comprobarán que existe para ellos un verdadero catálogo de puestos de trabajo en distintos Centros de destino e incluso de Jefaturas, menores, intermedias y en algunos casos únicas, de determinados servicios comunes, lo que les abrirá una importante posibilidad de cambio y promoción profesionales más acordes con la realidad de una Administración Pública moderna, saliendo así de una inveterada situación en la que, con independencia de la denominación del Cuerpo de pertenencia, la inmensa mayoría de los funcionarios de la Administración de Justicia no han tenido hasta ahora distinción alguna entre ellos como expertos en tramitación procesal.

La nueva estructura de la Oficina judicial posibilitará también llegar a tener un reflejo claro en dos elementos clave para la realización del trabajo, que no son otros que la motivación y la productividad de quienes lo desempeñan, que habrá de cuidarse especialmente, estableciendo las medidas adecuadas para su evaluación, control e impulso. Hay que añadir además la ventaja que reportará para los funcionarios el hecho de que el acceso de los profesionales y de los ciudadanos interesados en el expediente deje de ser directo al órgano correspondiente y, dentro de éste, al funcionario en concreto que entiende de la tramitación del asunto en particular, lo que provoca hasta ahora continuas interrupciones en su trabajo cotidiano, que se eliminarán desde el momento en que se creen servicios centralizados en los que se proporcione dicha información, a cargo de un único equipo de funcionarios.

Todo ello redundará, al propio tiempo, en la mejora del trabajo diario del Procurador y del Abogado, a quienes el nuevo sistema ahorrará su actual labor multiplicativa de gestión y seguimiento de los procesos que tienen encomendados, y desde luego producirá, en definitiva, una mejor atención a los ciudadanos. También ellos, y los profesionales que les representan y defienden, se verán beneficiados de un sistema de señalamientos inteligente y organizado, que será coordinado desde la Sección de Señalamientos del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento, que posibilitará el máximo rendimiento de las Salas de Vistas y su utilización desde primera hora de la mañana y que tratará de impedir las grandes esperas a que actualmente se ven sometidos, en muchas más ocasiones de las inevitables, los usuarios de la Justicia y sus profesionales.

Es evidente que de todo lo expuesto hasta ahora se desprende la separación clara, incluso física, de la función jurisdiccional o decisoria del soporte administrativo judicial. Deben establecerse unas áreas convenientemente diferenciadas para cada una de las partes componentes de la organización judicial, y además habrá de evitarse en el futuro la dispersión de los órganos judiciales, sobre todo si se trata de oficinas pertenecientes a un mismo orden jurisdiccional. Es obvio que la nueva estructura y organización interna de las Oficinas judiciales exigirá un nuevo diseño físico de sus dependencias, con espacios diferenciados, aunque interrelacionados, para jueces, oficinas de tramitación, servicios comunes, secciones burocráticas e instalaciones, con entradas, circulaciones y áreas de distinta accesibilidad para el público y los funcionarios. Edificios inteligentes, en suma, muestra de los cuales son los construidos en los últimos años en determinadas Comunidades Autónomas pioneras en la materia, particularmente el País Vasco y más recientemente la Comunidad Valenciana.

Son también sobradamente conocidas las descompensaciones que se producen en el cumplimiento del horario laboral, motivadas sobre todo por la carencia de unificación de actitudes de control cuando se trata de cuestiones relativas a la disciplina del personal. El rigor presente en algunos órganos judiciales se contrapone a la excesiva tolerancia que se da en buena parte de ellos, creándose por lógica agravios comparativos entre los funcionarios, y sin que haga falta insistir demasiado en la necesidad del cumplimiento del horario establecido en la Administración de Justicia por todos quienes trabajan en ella, no sólo a nivel de presencia física, sino de realización activa de los trabajos. Todo ello podrá quedar convenientemente organizado y controlado por las Unidades Administrativas de Gestión y Administración de Personal.

A todo lo anterior se añade, como ventaja no desdeñable del nuevo diseño de Oficina judicial, que el correcto funcionamiento de los servicios comunes, pieza capital en el proceso de cambio organizativo, hará posible que los órganos de nueva creación se doten con mucho menos personal que el actual, lo que a su vez permitirá la adecuación de la planta judicial a las necesidades de la población con mayor facilidad y menor coste, dada la economía de escala que produce la organización racional del trabajo en los servicios comunes.

Por fin, es evidente que deberá existir una conexión total entre las diferentes unidades de la Oficina judicial y de ésta con las Unidades Administrativas, partes componentes todas ellas del que podríamos llamar circuito de la Administración de Justicia, lo que sólo se logrará de modo racional, congruente e integral a través de un soporte informático y de comunicaciones moderno y adecuado y teniendo en cuenta, además, el enorme grado de dependencia que existe entre el diseño de los edificios sede de órganos judiciales y el modelo organizativo de Oficina judicial que ahora se propone.

Se ha dicho hasta la saciedad que en el marco de un Estado social y democrático de Derecho como el nuestro todos los factores que representen menoscabo de la imagen de la Justicia como consecuencia de su defectuoso funcionamiento tienen serias repercusiones en la legitimidad de uno de los principales pilares del Estado constitucional. Y aunque es cierto el casi total abandono que los temas organizativos han tenido normalmente en los diferentes estudios llevados a cabo sobre los problemas que aquejan a la Administración de Justicia española, no es menos cierto que en los últimos años tal cuestión está pasando a un primer plano no sólo en la elaboración doctrinal, sino también en la preocupación de los poderes públicos, pudiendo afirmarse que al día de hoy se percibe con claridad que la Justicia está afectada por defectos estructurales y organizativos de gran envergadura, a cuyo remedio intenta contribuir la reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial recientemente promulgada.

Es evidente, pues, que el modelo organizativo decimonónico por el que apostó tradicionalmente la Administración de Justicia española y que ha pervivido prácticamente hasta nuestros días es hoy una fórmula agotada, que adolece de un diseño totalmente inadaptado a las exigencias de una sociedad moderna y plural, sin que haga falta insistir ya mucho más en la situación insostenible de las Oficinas judiciales españolas. El nuevo diseño que se propone en este documento, sin embargo, pretende la creación de nuevas estructuras organizativas que rompan el modelo viejo, los hábitos tradicionales, las resistencias corporativas y la comodidad de seguir todos apegados a lo que ha funcionado siempre del modo claramente deficitario que es conocido comúnmente.

Pero a nadie se le oculta tampoco que esa creación de un nuevo modelo de Oficina judicial tiene que venir acompañada de otras muchas cosas. En primer lugar, de un cambio de actitud -es decir, de mayor predisposición a la necesaria reforma- por parte de Jueces, Fiscales, Secretarios Judiciales y demás funcionarios al servicio de la Administración de Justicia.

En segundo lugar, por la creación de capacidades gerenciales o directivas en el seno de la propia Administración de Justicia, materia en la que el Ministerio deberá hacer un esfuerzo inmediato y especial a través del Centro de Estudios Jurídicos; y también, en determinados casos, por la búsqueda de tales personas para algunas de las Unidades Administrativas en los Cuerpos de funcionarios de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas que reúnan los requisitos y condiciones establecidos en la respectiva relación de puestos de trabajo.

En tercer lugar, ha de adaptarse el marco jurídico reglamentario que regula el régimen del personal al servicio de la Administración Judicial a las nuevas previsiones contenidas en la Ley Orgánica del Poder Judicial, cuestión en la que el Ministerio trabaja en paralelo al nuevo diseño de la Oficina judicial y pretende contar con la colaboración y consenso de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas, así como de los sindicatos y asociaciones profesionales correspondientes. El Ministerio y las Comunidades Autónomas deberán proceder también, en sus respectivos ámbitos, a la elaboración y aprobación de las relaciones de puestos de trabajo conforme a las normas y procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Poder Judicial y al posterior proceso de acoplamiento de los funcionarios con destino definitivo en el ámbito territorial respectivo. Y el Gobierno debe remitir a las Cortes Generales los proyectos de ley necesarios para adecuar las leyes de procedimiento no sólo a las disposiciones modificadas por la Ley Orgánica 19/2003, sino también, en lo necesario, al nuevo diseño de la Oficina judicial, que incluye la deseable creación de servicios comunes procesales que asumirán la ordenación del procedimiento y, por tanto, la redistribución entre el Juez y el Secretario Judicial de competencias relacionadas con la tramitación de los pleitos.

Por fin, debe incorporarse a la Administración de Justicia una cultura de gestión, que someta a todos quienes trabajan en ella al control y evaluación de resultados, como planteó ya la Ley 15/2003, de 26 de mayo, reguladora del régimen retributivo de las carreras judicial y fiscal, en cuanto a la evaluación del desempeño de los Jueces, cuestión ésta en la que también el Consejo General del Poder Judicial trata de avanzar en el perfeccionamiento del sistema. Y deben, desde luego, fomentarse las fórmulas de colaboración entre órganos de gobierno del Poder Judicial y las distintas Administraciones Públicas con competencias en materia de Justicia, que palíen, en la medida de lo posible, cuantos problemas puedan surgir en el complejo marco de reparto de responsabilidades en esta materia.

Todo lo dicho hasta ahora pone de relieve la extrema conveniencia de alcanzar un consenso entre el Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas con competencias asumidas en orden a la estructura básica de la Oficina judicial, que ha de ser homogénea en todo el territorio nacional como consecuencia del carácter único del Poder al que sirve, y cuyas unidades procesales de apoyo directo tienen que ser determinadas, en su dotación básica, por el Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder Judicial y de las Comunidades Autónomas.

Parece ocioso insistir en que la propia previsión de la Disposición Transitoria Decimoquinta de la Ley Orgánica 19/2003 -que establece que la determinación por cada Administración competente del diseño y organización de las oficinas judiciales radicadas en sus respectivos territorios, conforme a la estructura básica y en los términos establecidos en la propia Ley, se llevará a cabo de forma gradual y en función de las posibilidades organizativas, técnicas y presupuestarias de dichas Administraciones-, pone encima de la mesa una cuestión crucial, que atañe incluso a la propia determinación inicial por el Ministerio de Justicia de la dotación básica de las unidades de apoyo directo, y que no es otra que la necesidad absoluta de diseñar tal dotación básica en este momento sin perder de vista la situación real de la mayor parte de las sedes judiciales españolas.

Sin existir en ellas, todavía, la distribución arquitectónica necesaria para el buen funcionamiento del diseño de Oficina judicial que se propone, ni los equipamientos de medios ofimáticos, telemáticos y de programas avanzados de gestión procesal, registro y reparto, información de expedientes y comunicación entre las distintas unidades de las Oficinas judiciales, ni tampoco, en muchos casos, los Servicios Comunes que para cualquier Administración Pública con competencias en la materia se evidencian como necesarios para el buen funcionamiento del sistema, no parece posible, hoy por hoy, dotar las unidades procesales de apoyo directo de manera menor a la que se propone en este documento. Todo ello sin perjuicio de que tal dotación básica pueda llegar a determinarse por el Ministerio de manera distinta, razonablemente menor, en el momento en que la favorable evolución de las circunstancias que acaban de exponerse lo permita.

Parece, pues, que en este momento debe imponerse el pragmatismo, buscando el equilibrio entre lo deseable y lo posible, so pena de arriesgar en el conjunto de la Administración de Justicia española una situación organizativa, al menos largamente transitoria, de resultados aún peores que los actuales. Es prudente, también, pensar en un período de transición entre la vieja Oficina judicial decimonónica y la Oficina judicial del siglo XXI que permita la acomodación al nuevo sistema tanto de quienes trabajan al servicio de la Administración de Justicia como de los usuarios de la misma y los profesionales que les representan y defienden, habida cuenta que ya el diseño de Oficina judicial que ahora se propone representa un cambio esencial en la situación organizativa anterior.

Se propone, por tanto, el Ministerio de Justicia en la próxima Conferencia Sectorial buscar el consenso necesario con las Comunidades Autónomas en torno al diseño de Oficina judicial que se presenta en este documento, sin perjuicio de que, en el mismo momento en que la evolución de la situación lo permita, el Ministerio acomode la dotación básica de las unidades de apoyo directo a la composición absolutamente mínima que, con carácter general y a salvo de las especiales necesidades de algunos órganos judiciales, se vislumbra desde ahora como correcta y deseable.
PARTE PRIMERA: PLANTEAMIENTO GENERAL.


I.- ESTRUCTURA DE LA OFICINA JUDICIAL.-

La estructura de cualquier organización viene determinada por el conjunto de tareas distintas en que se divide el trabajo y la forma en que se consigue la coordinación entre todas ellas.

El artículo 435 de la Ley Orgánica del Poder Judicial (en adelante, LOPJ) establece que la Oficina judicial es la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales; su estructura básica será homogénea en todo el territorio nacional, basada en los principios de jerarquía, división de funciones y coordinación. Deberá funcionar con criterios de agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo y responsabilidad por la gestión.

En este sentido lLa Oficina judicial ese configura de este modo como el medio que debe proporcionar a la actividad jurisdiccional la infraestructura técnica y humana que requiere. Debe ser una organización capaz de realizar sus cometidos con independencia de cuáles sean las normas procesales que sirvan de sustrato a su labor ordinaria.

El elemento organizativo básico es la Unidad, que podrá ser de dos tipos: Unidades Procesales de Apoyo Directo (a las que también denominaremos UAD) y Servicios Comunes Procesales (en ocasiones en este documento, SCP).

Primordial resulta también la idea de flexibilidad recogida en el artículo 436 de la LOPJ cuando establece que el diseño de la Oficina judicial será flexible y que su dimensión y organización se determinarán, por la Administración pública competente, en función de la actividad que en la misma se desarrolle.


II.- COMPOSICIÓNTIPOS DE LAS UNIDADES QUE COMPONEN LA OFICINA JUDICIAL Y, ADEMÁS DE ELLAS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS.-

Como ya ha quedado reflejado anteriormenteantes, las unidades de que se compone la oOficina judicial son por un lado las Unidades Procesales de Apoyo Directo y por otro los Servicios Comunes Procesales, organización que se establece en aras de racionalizar los medios personales y materiales a fin de optimizar el servicio prestado por la Administración de Justicia a los ciudadanos.

Las líneas básicas de cada una de las unidades en que se divide la Oficina judicial son las siguientes:


1. Unidades Procesales de Apoyo Directo.


 Asisten a jJueces y mMagistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias (art. 437.1 LOPJ).

 Existirán tantas unidades como Juzgados o, en su caso, Salas o Secciones (art. 437.2).

 Contarán con un sSecretario jJudicial,. que pPor motivos de racionalización del servicio, un mismo sSecretario jJudicial podrá actuar en más de una de estas Uunidadesnidades (art. 437.3).

 Estarán dotadas con los puestos de trabajo necesarios para la atención del órgano de que se trate de acuerdo con el orden jurisdiccional al que pertenezcan, que se determinarán en las respectivas relaciones de puestos de trabajo (art. 437.4).

 La dotación básica de las Unidades de Apoyo Directo se determinará por el Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder Judicial y de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas (art. 437.5).

 La plantilla funcionarial de estas unidades se limitará a la imprescindible para auxiliar y apoyar al jJuez o mMagistrado, dado que muchos de los trámites procedimentales que hasta ahora eran competencia de éstos serán asumidos en adelante por los Secretarios Judiciales, quienes los llevarán a cabo desde los Juzgados Servicios Comunes Procesales, a cuyo frente estarán.


2. Servicios Comunes Procesales.


 Son aquellas unidades de la Oficina Judicial que, sin estar integradas en un órgano judicial concreto, asumen labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales (art. 438.1).

- Prestan su apoyo a todos o alguno de los órganos judiciales de su ámbito territorial, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensión de su jurisdicciónjurisdicción (art. 438.2).

- Sus funciones son: registro, reparto, actos de comunicación, auxilio judicial, ejecución de resoluciones judiciales y jurisdicción voluntaria (art. 438.3).

 El artículo 438.3, párrafo 2 LOPJ prevé la posibilidad de crear servicios comunes procesales que asuman la ordenación del procedimientotrámite u otras funciones distintas a las mencionadas anteriormente, en cuyo caso será preciso el con informe en todo casofavorable del CGPJ. El Ministerio de Justicia, en el modelo de Oficina judicial que propone, ha decidido hacer uso de la previsión legal, atribuyendo la ordenación del procedimiento a los Servicios Comunes Procesales y, en concreto, al que se viene a denominar en este documento Servicio Común de Ordenación del Procedimiento, por entender que ello contribuirá a la consecución de una Oficina judicial más ágil, eficaz y eficiente y a un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, a fin de poder ofrecer el mejor servicio a los ciudadanos. Tal propósito coincide con el que idénticamente mantiene el Consejo General del Poder Judicial.

 Se podrán estructurar en secciones, dotadas de sus correspondientes puestos de trabajo, secciones que, a su vez, podrán dividirse en equipos (art. 438.4).

 Al frente de cada Servicio Común Procesal estará un sSecretario jJudicial, de quien dependerán funcionalmente el resto de los sSecretarios jJudiciales y el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el Servicio de que se trate (art. 438.5).

 La competencia para el diseño, creación y organización de los Servicios Comunes Procesales con funciones de registro y reparto, actos de comunicación, auxilio judicial, ejecución de resoluciones judiciales y jurisdicción voluntaria corresponde al Ministerio de Justicia y a las Comunidades Autónomas con competencias asumidas, en sus respectivos territorios. Las Salas de Gobierno y las Juntas de Jueces podrán solicitar al Ministerio y a las Comunidades Autónomas la creación de Servicios Comunes, conforme a las específicas necesidades (art. 438.3).

 Dada la amplitud de funciones que la LOPJ atribuye con carácter general a los Servicios Comunes Procesales y la posibilidad de crear Servicios Comunes de Ordenación del Procedimiento, que el Ministerio de Justicia propugna, se evidencia la necesidad de dotar de una amplia plantilla a los mismos.

 La asunción por los Servicios Comunes Procesales de la ordenación del procedimiento conllevará, lógicamente, la necesidad de acometer las correspondientes reformas legales, incluídas las normas procesales.Al contrario de lo que se decía más arriba, es decir, que en las Unidades Procesales de Apoyo Directo la plantilla se reducirá al mínimo, en estos Servicios Comunes Procesales en cambio, las plantillas serán más amplias. Máxime, cuando aparte de asumir funciones que actualmente se realizan en los Juzgados, puedan asumir todas aquellas que no estando previstas legalmente a día de hoy, pueda hacerse con la consiguiente reforma procesal, bien por que vengan previstas en la LOPJ, como es la ejecución y la jurisdicción voluntaria, bien porque se decida que determinados aspectos de la tramitación puedan residenciarse en los Secretarios Judiciales y afectando a tod

3. Unidades Administrativas (breve referencia).

Sin perjuicio de un desarrollo más extenso en epígrafe específico posterior, conviene en este momento destacar las siguientes notas:

 Son definidas por la LOPJ (art. 439) como aquéllas que sin estar integradas en la Oficina judicial, se constituyen en el ámbito de la Administración de Justicia para la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de la Oficina judicial sobre los que se tienen competencias, así como sobre los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales.

 Se prevé la posibilidad de crear dentro de dichas Unidades oficinas comunes de apoyo a una o varias Oficinas judiciales, para la prestación de servicios cuya naturaleza no exija la realización de funciones encomendadas como propias por la LOPJ a los funcionarios de los Cuerpos de la Administración de Justicia y que se consideren necesarios o convenientes para el buen funcionamiento de las Oficinas judiciales.

 La competencia para la creación de estas unidades y, en su caso, de las oficinas comunes, la atribuye el legislador al Ministerio de Justicia y a las Comunidades Autónomas con competencias asumidas, en sus respectivos ámbitos territoriales. Competencia que se extenderá a su diseño y organización.

 Los puestos de trabajo de estas Unidades podrán ser cubiertos con personal tanto de la Administración de Justicia como de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas.


III.-



III. FUNCIONES PROCESALES DE LOS DISTINTOS INTEGRANTES DE LA OFICINA JUDICIAL.-


1.- De los Secretarios Judiciales: (art.456)

i. Ejercicio de la fe pública judicial y documentación y expedición de testimonios (arts. 453.1 y 454.1y 3 LOPJ).

ii. Autorización y documentación del otorgamiento de poderes para pleitos (art. 453.3 LOPJ).

iii. Formación de autos y expedientes (art. 454.1 LOPJ).

iv. Responder del buen funcionamiento del registro de recepción de documentos (art. 454.3 LOPJ).
v. Organización, gestión, inspección y dirección del personal en aspectos técnicos procesales (art. 454.2 LOPJ).

vi. Promoción del empleo de medios técnicos, audiovisuales e informáticos de documentación, garantizando la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido (arts. 454.5 y 453.1, párrafo segundo LOPJ).

vii. Garantizar el reparto de asuntos conforme a las normas aprobadas por las Salas de Gobierno (art. 454.3 LOPJ).

viii. Información a las partes e interesados legítimos sobre el estado de las actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas (art. 454.4 LOPJ).

ix. Velar por el cumplimiento de las resoluciones judiciales (art. 452.2 LOPJ).

x. Dación de cuenta (art. 455 LOPJ).

xi. Impulsar el proceso en los términos que establezcan las leyes procesales, Ddictandorá al efecto las resoluciones necesarias para la tramitación del proceso, salvo las reservadas a jJueces y mMagistrados (resolución que pone término al procedimiento del que tenga atribuida exclusiva competencia, o cuando sea preciso o conveniente razonar su decisión (art.456 LOPJ).

iii. xii. Además tendrán competencias, cuando lo prevean las leyes procesales, en las siguientes materias:
a. La ejecución salvo las exceptuadas por las leyes procesales,
b. Jurisdicción Voluntaria, asumiendo su tramitación y resolución
c. Conciliaciones, llevando a cabo la labor mediadora que les sea propia,
d. Cualesquiera otras que expresamente se prevean.

Además de las anteriores funciones, competerán al Secretario Judicial las siguientes:

 Llevanza de los libros de registro, estadística judicial y gestión del archivo judicial (arts. 458.1 y 3, y 461 LOPJ).

 Responder del depósito de bienes y objetos afectos a procesos judiciales y de las piezas de convicción, así como de las consignaciones y fianzas que se produzcan (art. 459 LOPJ).

 Colaborar con las CCAA con competencias asumidas para la efectividad de las funciones que éstas ostenten en materia de medios personales y materiales, pudiendo articularse dicha colaboración a través de Comisiones Mixtas (art. 452.3 LOPJ).

 Colaborar con la Administración Tributaria en la gestión de los tributos que les sea encomendada (art. 460 LOPJ) .


2.- De los funcionarios integrantes del

2. cCuerpo de gGestión pProcesal y Administrativa:

Les corresponde la colaboración en la actividad procesal de nivel superior, así como la ejecución de tareas procesales propias. Con carácter general y sin perjuicio de las funciones concretas del puesto de trabajo que desempeñen, corresponderán a los funcionarios de este Cuerpo las siguientes funciones:

i. Gestionar la tramitación de los procedimientos, dando cuenta ala sSecretario jJudicial, en particular cuando se exija una interpretación de ley o normas procesales.

ii. Practicar y firmar comparecencias que efectúen las partes en relación con los procedimientos que se sigan en el órgano judicial, con capacidad de certificacióncertificación.

iii. Documentar embargos, lanzamientos y demás actos cuya naturaleza lo requiera.

iv. Extender, notas que tengan por objeto unir al procedimiento datos o elementos que no constituyan prueba en el mismo, ...así como elaborar notas, que podrán ser de referencia, de resumen de autos y de examen del trámite a que se refieran,, función que tendrá carácter decisivo para los funcionarios de las Unidades de Apoyo Directo.

v. Registro, recepción y distribución de escritos y documentos., relativos a asuntos que se estuvieran tramitando en Juzgados y Tribunales,

vi. Expedir copias simples de escritos y documentos no declarados secretos ni reservados.,

vii. Ocupar las jefaturas en que se estructuran las Unidades de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales, en lo que corresponda a estos funcionarios.

viii. Colaborar con los órganos competentes en materia de gestión administrativa, desempeñando funciones relativas a la gestión del personal y medios materiales de la unidad de la Oficina judicial en la que presten sus servicios, según las relaciones de puestos de trabajo.

ix. Desempeñar, en su caso, la Secretaría de la Oficina Judicial de los Juzgados de Paz o de las Agrupaciones de Secretarios de Juzgados de Paz.

x. Actuar como Secretarios sustitutos en la forma y con los requisitos que reglamentariamente se establezcan.

xi. Desempeñar puestos en las Unidades Administrativas cuando así estuviera contemplado en las relaciones de puestos de trabajo.

xii. Controlar la realización de las notificaciones de suspensiones de señalamientos, a fin de evitar traslados innecesarios a los intervinientes en el proceso.

xiii. Actualizar el registro informático, de forma que el mismo refleje siempre fielmente el estado del procedimiento.

xiv. Controlar los plazos procesales, a fin de evitar paralizaciones innecesarias en la tramitación de los procedimientos.

xv. Colaborar con los Servicios Comunes y Unidades Administrativas, manteniendo una estrecha cooperación y coordinación con los mismos, al objeto de prestar el mejor servicio posible a los ciudadanos desde la Administración de Justicia.

xvi. Supervisar la necesidad de intérprete para una determinada actuación procesal y gestionar la designación del mismo a fin de evitar suspensiones y dilaciones.

xvii. Gestionar los partes de incoación de los procedimientos penales, en la forma legalmente prevista, para su remisión a Fiscalía.

xviii. Controlar el tránsito de los expedientes entre las Unidades de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales, y en su caso, Fiscalías.

xix. Realizar aquellas funciones que legal o reglamentariamente se establezcan y cualesquiera otras de naturaleza análoga a las anteriores que les sean encomendadas por sus superiores jerárquicos, orgánicos o funcionales, en el ejercicio de sus competencias.

Se considera deseable, y así se propone por este Departamento, que los funcionarios del Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa que hayan de quedar adscritos a las Unidades de Apoyo Directo de las distintas Salas y/o Secciones del Tribunal Supremo sean Licenciados en Derecho, cualificación ésta que se hará constar en las correspondientes Relaciones de Puestos de Trabajo, convirtiendo tales puestos en singularizados.


3.- De los funcionarios integrantes del cCuerpo de tTramitación Pprocesal y aAdministrativa:

Les corresponde con carácter general la realización de cuantas actividades tengan carácter de apoyo a la gestión procesal, según el nivel de especialización del puesto desempeñado, bajo el principio de jerarquía y de conformidad con lo establecido en las relaciones de puestos de trabajo. Sin perjuicio de las funciones concretas de cada puesto de trabajo, corresponden a los funcionarios de este Cuerpo las siguientes:

i. Tramitación de los procedimientos mediante el empleo de medios mecánicos u ofimáticos, para lo cual confeccionarán cuantos documentos, actas, diligencias, notificaciones y otros les sean encomendados, así como copias de documentos y unión de los mismos a los expedientes.

ii. Registro y clasificación de la correspondencia,.

iii. Formación de autos y expedientes, bajo la supervisión del superior jerárquico.,

iv. Confección de cédulas para la práctica de los actos de comunicacióncomunicación.,

v. Desempeño de aquellas jefaturas que se les asignen en las correspondientes relaciones de puestos de trabajo.

vi. Adecuar el sistema informático a la realidad del estado del procedimiento.,

vii. Controlar la realización de las citaciones necesarias para la celebración de los actos señalados.

viii. Mantenimiento de la agenda de señalamientos.

ix. Transcripción de informes, resoluciones y otros textos.

x. Realización de aquellas funciones que legal o reglamentariamente se establezcan y de cualesquiera otras funciones de naturaleza análoga a las anteriores.... que les sean encomendadas por sus superiores jerárquicos, orgánicos o funcionales, en el ejercicio de sus competencias.

xi. Posibilidad de ocupar puestos en las Unidades Administrativas.


4.- De los funcionarios integrantes del Cuerpo de Auxilio Judicial:

Corresponde a los funcionarios de este Cuerpo, con carácter general, la realización de cuantas tareas tengan carácter de auxilio a la actividad de los órganos judiciales, de acuerdo con lo establecido en las relaciones de puestos de trabajo. Así, pueden ser citadas las siguientes:

i. La práctica de los actos de comunicación que consistan en notificaciones, citaciones, emplazamientos y requerimientos, en la forma prevista en las leyes procesales (con capacidad de certificación).

ii. Como agentes de la autoridad, proceder a la ejecución de embargos, lanzamientos y demás actos cuya naturaleza lo requiera.
,
iii. Actuar como Policía JudicialJudicial con el carácter de agente de la autoridad, sin perjuicio de las funciones que competen a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.,

iv. Realizar funciones de archivo de autos y expedientes judiciales, bajo la supervisión del sSecretario judicialjudicial.,

v. Velar por las condiciones de utilización de las Salas de Vistas, mantener el orden en las mismas y Ccomprobar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial se encuentren en condiciones de utilización, requiriendo, en su caso, la presencia de los servicios técnicos que correspondan.,

vi. Desempeño de aquellas jefaturas que les estén asignadas en las relaciones de puestos de trabajo.

vii. Posibilidad de ocupar puestos en las unidades administrativas.

viii. Facilitar información general en los puntos de atención al público, entregando folletos, impresos, etc., así como en los puntos de atención a profesionales.

ix. Elaborar listados de notificaciones remitidas a los Salones de Procuradores.

x. Control de las notificaciones devueltas.

xi. Elaboración y control del listado de actos de comunicación remitidos al Servicio Común correspondiente.

vii.xii. Realización de aquellas funciones que legal o reglamentariamente se establezcan y de cualesquiera otras funciones de naturaleza análoga a las anteriores.... que les sean encomendadas por sus superiores jerárquicos, orgánicos o funcionales, en el ejercicio de sus competencias.


5.- Funciones a realizar por los Gestores y Tramitadores de las Unidades de Apoyo Directo:

De entre todas aquellas funciones atribuídas por el artículo 476 de la LOPJ a los Gestores Procesales, en el nuevo diseño de oficina judicial que ahora se propone los adscritos a las Unidades de Apoyo Directo realizarían todas las siguientes:

 Gestionar la tramitación no atribuida al Servicio Común de Ordenación del Procedimiento. Debe tenerse en cuenta que aún cuando gran número de los trámites procesales van a ser residenciados en el Servicio Común de Ordenación del Procedimiento, sin embargo quedan trámites que por su carácter decisorio parece lógico que se lleven a cabo en la Unidad de Apoyo Directo. Piénsese, por ejemplo, en los relativos a admisión o inadmisión de demandas o a la resolución de cuestiones planteadas en las audiencias previas del juicio ordinario en aquellos supuestos en que el Juez o Magistrado no venga a resolver oralmente en dicho acto, sino que posponga su resolución en la forma y casos legalmente previstos. No puede olvidarse tampoco el gran número de resoluciones interlocutorias (intervención provocada, sucesión procesal, declinatorias, examen de oficio de la competencia, acumulaciones de autos, etc.) que también quedarán residenciadas en las Unidades de Apoyo; igual ocurrirá con la resolución de los recursos de reposición o reforma o con la adopción de medidas cautelares, especialmente si se dictan inaudita parte. En todos estos casos la labor de ayuda que el Gestor procesal puede y debe prestar al Juzgador resulta evidente, ya que con el ejercicio de las funciones reseñadas ilustrará al Juez o a la Sala, permitiéndoles tener de una forma rápida y cómoda un conocimiento exacto del estado del procedimiento, de sus antecedentes y de sus vicisitudes procedimentales.

 Elaborar notas de referencia, de resumen de autos y de examen del trámite, como principales colaboradores del Juez o Magistrado en la preparación de la sentencia.

 Practicar y firmar, con capacidad de certificación, comparecencias que efectúen las partes ante la Unidad de Apoyo Directo en aquellos momentos del procedimiento en que los autos se hallaren físicamente en dichas Unidades. Un ejemplo: el desistimiento o la declaración de satisfacción extraprocesal inmediatamente previos a la celebración de la audiencia previa o de la vista.

 Expedir copias simples de escritos y documentos solicitadas por las partes, intervinientes e interesados legítimos cuando las actuaciones se encontraren en la Unidad de Apoyo.


En lo que respecta al Tramitador Procesal adscrito a la Unidad de Apoyo Directo, serían funciones a realizar por el mismo:

 Recepción, registro, y clasificación de la correspondencia que se recibiera en la Unidad de Apoyo, procedente o no del Servicio Común de Registro.

 Los hitos de traFormación de autos y expedientesmitación general de los procesos no atribuídos al Servicio Común de Ordenación del Procedimiento. Ya ha sido resaltada, al examinar la figura del Gestor de la Unidad de Apoyo, la importancia y necesidad de la gestión de los trámites residenciados en dicha Unidad. Esta gestión procesal se materializará en los autos a través de la confección de documentos elaborados por el Tramitador mediante el empleo de medios ofimáticos o mecánicos, siguiendo las instrucciones del Gestor Procesal y ocupándose también de la unión a los autos de dichos documentos o de los aportados por las partes ante la Unidad de Apoyo, como sucederá, por ejemplo, con los que sean aportados en la Audiencia Previa del procedimiento civil ordinario, en los juicios verbales, juicios de faltas, juicio oral ante el Juzgado de lo Penal, etc.

 Confección, en determinados supuestos, de las cédulas para la práctica de los actos de comunicación. Como se reflejará en el presente documento al analizar distintos procedimientos, tanto en aras a evitar disfunciones como para lograr mayor operatividad, se entiende necesaria la existencia de un Tramitador Procesal en la Unidad de Apoyo para realizar materialmente la confección de las correspondientes cédulas, oficios y mandamientos acordados en dicha Unidad, aún cuando estos actos de comunicación sean practicados por el correspondiente Servicio Común Procesal.



PARTE SEGUNDA: ELEMENTOS ORGANIZATIVOS BÁSICOS DE LA OFICINA JUDICIAL.


A la luz de los principios inspiradores de la vigente LOPJ, en cuanto al diseño de la Oficina judicial se refiere, es necesario separar la estricta función jurisdiccional de aquella otra actividad procesal, incluida la ordenación del procedimiento, que sirve de apoyo material al ejercicio de la citada función.

Así, en el nuevo modelo de Oficina judicial los Servicios Comunes dan soporte a funciones procesales en las que no es necesaria la intervención del Juez o Magistrado. Con ello se permite, como ya se mencionaba en la Introducción de este documento, que el Juez o Tribunal puedan ejercer la potestad jurisdiccional sin tener que ocuparse de la supervisión del órgano judicial; que el Secretario Judicial lleve la dirección de la Oficina judicial de forma exclusiva en todas aquellas funciones que la ley le atribuya y dirija igualmente el impulso y tramitación del procedimiento; y que el Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas con competencias asumidas se ocupen de la gerencia y organización de los medios personales y materiales al servicio de la Administración de Justicia.

Con este planteamiento se consigue que el Juez preste toda su dedicación y esfuerzo a la resolución de los litigios, dando así cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 117 de la Constitución Española y en distintas Directivas de la Unión Europea, descargándole de tareas no estrictamente judiciales.

Se exponen a continuación los elementos organizativos básicos de la Oficina judicial cuyo diseño se propone en los distintos órdenes jurisdiccionales y para cada una de las clases de órganos, unipersonales o colegiados, de dichos órdenes.







I.- EN EL ORDEN JURISDICCIONAL CIVIL.


1.- Dotación Básica en los Juzgados de Primera Instancia, Secciones Civiles de las Audiencias Provinciales y Sala Primera de lo Civil del Tribunal Supremo.

En atención a todo lo expuesto hasta ahora, y teniendo presente que se ha optado por la creación de Servicios Comunes Procesales de Ordenación del Procedimiento, el Ministerio de Justicia propone para el orden jurisdiccional civil, en partidos judiciales con jurisdicciones separadas, la dotación básica de las Unidades de Apoyo Directo que a continuación se expone, y asimismo los correspondientes Servicios Comunes Procesales en el ámbito territorial que al Ministerio compete.


a.- Órganos Unipersonales:

 Unidad de Apoyo Directo, contará con:

 Un Secretario Judicial que estará adscrito al Centro de Destino de que se trate, formado por el conjunto de Unidades Procesales de Apoyo Directo a órganos judiciales unipersonales pertenecientes al orden jurisdiccional civil que radiquen en el mismo municipio (art. 521.3 A) LOPJ). Un mismo Secretario Judicial actuará al frente de dos Unidades de Apoyo, conforme a la previsión contenida en el artículo 437 de la LOPJ.

No obstante lo anterior, y de forma excepcional, para los supuestos en que por razón del servicio no fuere posible la sustitución entre los Secretarios adscritos a las Unidades de Apoyo del mismo Centro de Destino, se procederá al llamamiento de un Secretario Judicial integrado en los Servicios Comunes Procesales, siempre que dichas funciones estuviesen previstas en las correspondientes relaciones de puestos de trabajo.

 Un funcionario del Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa.

 Un funcionario del Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa.


 Servicios Comunes Procesales, entre los que se pueden citar:

 Servicio de Registro y Reparto.
 Servicio de Actos de Comunicación.
 Servicio de Auxilio Judicial.
 Servicio de Ejecución.
 Servicio de Jurisdicción Voluntaria.
 Servicio Común de Ordenación del Procedimiento.

El resto de los Secretarios Judiciales (no adscritos al conjunto de las Unidades Procesales de Apoyo Directo), estarán adscritos al Servicio Común Procesal, a cuyo frente habrá un Secretario Judicial del que dependerán funcionalmente el resto de Secretarios y el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el Servicio, personal que estará configurado por los funcionarios integrantes de los Cuerpos de Gestión y Tramitación Procesal no destinados en las Unidades Procesales de Apoyo Directo que se consideren necesarios, así como por todos los funcionarios integrantes del Cuerpo de Auxilio Judicial, excepto los que puedan estar destinados en las Unidades Administrativas.


b.- Órganos colegiados:


o Secciones Civiles de las Audiencias Provinciales:

 Unidad Procesal de Apoyo Directo:

Con igual dotación que la de los órganos unipersonales, esto es, un Secretario para cada dos Secciones y un Gestor y un Tramitador por cada Sección.

 Servicio Común Procesal, que realizará, entre otras, las siguientes funciones:

 Registro y reparto.
 Ordenación del procedimiento.
 Actos de comunicación.

Estas funciones serán asumidas por los Servicios Comunes Procesales de los Juzgados Unipersonales, salvo en el caso de Audiencias Provinciales en las que por el número de Secciones, carga de trabajo de las mismas, o por cualquier otra circunstancia, como por ejemplo la ubicación en sedes distintas de las de los órganos unipersonales, se justificara la creación de un Servicio Común Procesal propio para la Audiencia Provincial.

o Sala Primera de lo Civil del Tribunal Supremo:
 Unidad Procesal de Apoyo Directo de la Sala, o en su caso, de las Secciones de la misma. Contará con:

 Un Secretario para la Sala o, en su caso, un Secretario para cada Sección en que la Sala pudiera constituirse.
 Un Gestor por cada Magistrado.
 Un Tramitador por cada Magistrado.

 Servicio Común Procesal, que será exclusivo para dicho órgano y compartido para todas sus Salas, atendiendo a que el Tribunal Supremo extiende su jurisdicción a todo el territorio nacional y tiene su sede en Madrid. Este Servicio realizará, entre otras posibles, las funciones de registro y reparto, ordenación del procedimiento y actos de comunicación.


c.- Justificación de la dotación propuesta:

c’.- Órganos unipersonales.

Ha de tenerse en cuenta la distribución de funciones y competencias entre Juez y Secretario realizada por la LOPJ, pudiéndose distinguir:

 Funciones que han quedado atribuidas a los Servicios Comunes Procesales (art. 438 LOPJ), y a cargo, por tanto, de los Secretarios Judiciales, como son las de:

 Registro y reparto.
 Actos de comunicación.
 Auxilio judicial.
 Ejecución de resoluciones judiciales .
 Jurisdicción voluntaria.

 Competencias atribuidas expresamente a los Secretarios Judiciales (art. 456 LOPJ):

 Impulso del proceso, dictando a tal efecto las resoluciones necesarias para su tramitación, salvo aquéllas que las leyes procesales reserven a jueces o tribunales.
 Ejecución, en la forma determinada en las leyes procesales.
 Tramitación y resolución de la Jurisdicción voluntaria.
 Conciliaciones.
 Cualesquiera otra que expresamente se prevean.

 Funciones de posible atribución a los Servicios Comunes Procesales (art. 438.3,párrafo 2 LOPJ):

 Ordenación del procedimiento (Servicio Común de Ordenación del Procedimiento), por cuya creación opta el Ministerio de Justicia.

En relación con las funciones reseñadas en último término, -ordenación del procedimiento-, atendiendo a la conveniencia, ya mencionada anteriormente, de separar la función estrictamente judicial de aquella otra actividad procesal que le sirve de apoyo para así lograr una mayor agilidad, eficacia, eficiencia y, por ende, un servicio más próximo y de calidad para el ciudadano, se ha optado por atribuir la tramitación del proceso a los Servicios Comunes, y en concreto al que se ha dado en denominar Servicio Común de Ordenación del Procedimiento, todo ello en consonancia con los textos legales que resulten de la necesaria reforma de las Leyes procesales a tal fin. Se expone a continuación un ejemplo o modelo de la posible nueva distribución de funciones entre el Juez y el Secretario Judicial en lo relativo a la tramitación del proceso civil.


1.- Nueva distribución de funciones.

Tomando como ejemplo el juicio ordinario, nos encontramos en la vigente Ley de Enjuiciamiento Civil (en adelante, LEC) toda una serie de actuaciones procesales atribuidas al Juez que entrañan en realidad actos de mero impulso del proceso y cuyas consecuencias jurídico-procesales están predeterminadas en la Ley, por lo que pueden y deben ser atribuidas al Servicio Común de Ordenación del Procedimiento, y por tanto a los Secretarios Judiciales que presten allí sus servicios. Pudiendo reseñar como tales actuaciones, entre otras y sin ánimo alguno de exhaustividad, sino únicamente de pedagogía sobre el modelo que se propone, las siguientes:

 Requerimiento para subsanación de demandas con defectos de carácter formal.
 Requerimiento para subsanación de contestaciones a la demanda con defectos de carácter formal.
 Traslado al actor en caso de alegación en la contestación a la demanda de crédito compensable.
 Traslado al actor en caso de alegación en la contestación a la demanda de nulidad del negocio jurídico.
 Sobreseimiento del proceso en caso de incomparecencia de ambas partes o de comparecencia única de la parte demandada que no alegue interés legítimo en la continuación del procedimiento.
 Señalamiento del juicio o vista.
 Nuevo señalamiento del juicio en determinados supuestos (impedir la celebración del juicio l